沪建施协（2008）13 号

关于印发《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》的通知

各会员企业：
    加强建筑施工企业的内部管理，特别是完善企业的管理制度，是构建惩防体系的前提和基础。最近，协会就行业内治理商业贿赂工作组织了专题调研。从一些内控比较严格的会员企业的经验反映，他们在工程分包和材料采购这两个易发受贿的领域中，突出了重点环节，明确了控制手段，取得了较好成效。为了认真贯彻胡锦涛总书记关于“在坚决惩治腐败的同时，更加注重治本，更加注重预防，更加注重制度建设”的讲话精神，根据本会“三个更加注重”试点工作安排的要求，我们将这些企业的有效做法的要点汇总整理，形成了《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》，现印发给你们。各单位在完善企业制度建设时，可以参考这些做法。同时，也希望你们将在“三个更加注重”工作中的经验、成效以及问题及时与本会联系沟通。
    附：《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》

上海市建筑施工行业协会
二〇〇八年三月十日

建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节
 
    

    现将本会部分会员企业在工程分包、材料采购管理中对重点环节实施控制的做法要点予以汇总整理，供各单位在建制立章时参考。

    一、工程分包（包括专业分包和劳务分包）方面
    （一）、资格准入
    1、企业要建立自己的“合格分包商名录”制度。
    2、对合格分包商的管理，要落实相应职能部门，实行动态管理，定期评审，随时调整。
    3、“合格分包商”的评审及确定，要有企业领导、相关部门、项目经理部共同参与、集体决定的工作机制。
    4、对初次进入“合格分包商名录”的分包商，主要是审查其资质等级、履约能力、品牌信誉等；对再次进入（或长期合作）的，主要考察其与本企业合作的情况。
    5、对“合格分包商”除了要审查其名义上的资格外，还应注意其实际承包人这一实质性内容。
    6、对建设单位或其他有关方面指定的分包商，要严格区分是单位行为还是个人行为，若是单位行为也应按本企业标准进行考察评价，若是个人行为应予拒绝。
    7、对因工程需要而在名录外选择的分包商，应按规定资质要求进行评审，评审合格的可予以暂定，以后再按程序并视初次合作情况确定与否。
    8、合格分包商一般应与本企业人员（特别是企业领导、项目经理等）无特定关系，若有特定关系但企业经营又确有需要的，应予以申明，并与其它分包商一视同仁。
    （二）、公开竞标
    9、工程（专业、劳务）分包应实行企业内部招标（含邀请招标），公开竞标的方法。
    10、企业应有相应的部门负责专业工程、劳务的分包工作，项目经理部提出分包的具体要求，主管部门根据项目经理部的申请，编制分包招标文件。
    11、分包招标信息一般应告知符合招标条件的所有合格分包商（即潜在投标人）。
    12、每个分包招标项目一般应有2个以上的投标人。
    13、投标截止以后要进行公开开标，投标人的投标价等主要竞标信息应予公开。企业要组织分管领导、有关职能部门、相关项目负责人组成的评标小组，根据招标文件确定的评标办法进行评审，最终确定中标人。
    14、企业对长期合作并已建立良好关系的分包商可给予优先中标的优惠，但优惠政策要有规定的限度，并在招标文件及其评标办法中予以明确。
    15、对投标人过少或专业市场较为狭窄的招标项目，企业应根据总包合同的约定和市场的实际情况，编制自己的标底，将分包合同价控制在预期及可接受的范围。
    16、要建立可供追溯的企业内部招标、开标、评标全过程的原始资料积累和归集备案工作制度。
    （三）、慎密签约
    17、企业一般应有自己的专业工程分包和劳务分包的格式合同文本，确定分包工程中标人后，应及时与中标人签订分包合同。若使用分包单位提供的格式合同文本，应对该文本进行严格的审查，防止留有隐患或易生歧义的条款出现。
    18、合同约定的内容应与招标文件及中标人的投标文件相一致，不得有实质性的变动。
    19、分包合同的洽谈及拟订，应由企业内专业分包、劳务分包的主管部门负责实施，并限制在授权范围内。
    20、企业应根据合同管理中“洽谈、审核、批准三权分立”的原则，在主管部门拟订后，送企业法务部门审核，然后由企业负责人签署批准，盖章生效。合同履行过程中对实质性内容有变更而形成的《补充协议》，也应按此原则和流程进行。
    21、生效合同副本应分别送相应项目经理部、企业内工程管理、经营结算、财务成本等职能部门，用以合同的实施和监督。
    22、签订分包合同的同时，应与分包承包人签订《廉政责任书》，根据不同的分包内容和特点，规定双方在廉洁自律方面各自的责任和义务。
    （四）、过程控制
    23、相应项目经理部、各职能部门应熟悉分包合同的内容，对分包合同的履行情况从各自的职责范围进行控制和监督，其中，项目经理是第一责任人。
    24、项目经理部要将分包合同的监控责任进行分解，明确各有关岗位（人员）的职责和权力，规定除相关授权人员外，任何人都不得对分包合同约定的内容进行修改、解释及签证。
    25、要建立对分包商（分包合同执行）进行日常记录、定期考核的工作制度，考核结果应及时书面抄送各相关部门，作为合同审结和续评“合格分包商”的依据。
    26、要与分包方形成共建文明的工作机制，凡分包方在工期、质量、安全和治安、消防、卫生等方面有轻微影响或苗子问题，或不遵守《廉政责任书》、发生不廉洁行为的，要给予批评，限期整改。对分包方遇到的困难，要根据总包负责制的原则，主动关心和协调。
    27、对造成重大质量安全事故、造成项目重大经济损失、发生影响社会稳定事件、涉及严重违纪违法案件等诚信度差的分包商，要及时清退，并按分包合同约定进行经济处罚。被清退的分包商及其实际承包人要从“合格分包商名录”中剔除。
    （五）、结算审核
    28、要推行“项目目标成本计划书”制度，对工程各类直接费进行监控，分包合同确定的价款应不超出目标成本计划的控制范围。
    29、因设计变更等原因引起的分包工作量增加，应做到业主对总包的签证确认先于总包对分包的签证确认。
    30、分包合同履行完毕进行结算时，必须认真审核确认工作量。实行包定额消耗的要以施工预算和工作量对账为依据，对施工过程中发生的现场签证要复核其合理性。
    31、分包结算一般应由项目经理部编制，经营结算部门经审核提出初步结算意见后，送工程质量、安全、保卫、综合管理等相关部门流转审核会签，其中实行包定额消耗的还需流经物资部门，最终由企业分管领导批准确认。
    （六）、付款把关
    32、要建立分包工程资金台账制度，每一个分包项目（合同）设一本分类明细账，用以反映付款进度和付款余额。
    33、所有分包付款必须按收款人申请──项目经理部同意──有关部门审核──财务部门执行的程序进行，并形成书面凭证作为付款依据。
    34、分包工程预付款（进度款）必须以分包合同约定的付款原则执行，同时要按逐月确认的已完工作量控制，当付款达到应付比例时，财务部门有权停止付款。
    35、分包工程结算款必须以双方盖章确认的《结算书》为依据，并做好各相关职能部门代扣代付的对账工作，防止应扣未扣现象的发生。
    36、所有分包付款必须采用银行转账的方式，不得向分包方特别是其承包人直接支付现金，特殊情况下向分包方工人代发的工资，必须要有分包方的被授权人签名确认。

    二、材料采购（废旧料处置）方面
    （七）、集中采购
    37、企业要建立材料物资的集中采购制度。体制上可以设负责对外统一采购、对内统一供应的经营实体（如材料供应中心），也可以设负责对外采购程序性工作的管理机构（如物资招标中心），通过集中采购，满足企业对材料供应的价格、质量等方面的要求。
    38、集中采购制度下，可实行分级分类管理办法。对钢材、混凝土等大宗材料由企业（材料物资部门）直接采购，其他材料依类别、数量、地域，授权二级单位或项目经理部实施并报备案。
    39、建立集中采购制度的关键是要形成企业的价格信息收集体系，及时掌握各类材料的市场价格信息，用以项目投标时报价和材料采购时比价。
    （八）、资格审查
    40、企业要建立自己的“合格供应商名录”制度。
    41、对“合格供应商”的管理，参照对“合格分包商”的管理。
    （九）、竞标比价
    42、不论如何分级分类管理，对各种材料物资的采购，均应进行市场比价。比价范围既要横向比较（即同一时期市场的不同报价），也要纵向比较（即一定时段的市场信息记录），防止失真信息的干扰影响。
    43、对钢材、混凝土等大宗材料的采购可采取由合格供应商竞标的方式。
    44、竞标比价的核心是取得价格与质量、服务、付款等其他方面的综合优势，即同等其他条件下的最低价或同等价格下的其他条件最优化。
    45、企业应建立由分管领导、有关职能部门、相关项目经理部参加的竞标比价工作机制。对不同的采购项目，根据企业经营工作综合考虑的需要，确定竞价原则，决定中选供应商。
    （十）、慎密签约
    46、除即买即付即清的小额零星材料外，一般的材料物资采购均应签订书面合同。
    47、对《买卖合同》（或《供应合同》等）的管理，原则上与对分包合同的管理相同。
    48、采用格式合同文本时，对所有填空格的内容必须全部明确约定。
    （十一）、加强验收
    49、企业（或项目经理部）应有专人负责所购材料送货进场的验收，符合合同约定的品种、规格、数量、质量要求的方可验收入库，其中质量方面规定要求检测的还应送检确认。
    50、对有的材料（如商品混凝土）可与供应商约定以理论计算的方式结算供应量。
    51、企业（或项目经理部）应设材料保管（收料）和料账岗位，两类岗位必须分设，相互制约。
    52、领用库存材料应有领用手续，现场大宗材料应有定期盘点制度。
    53、对库存材料收发存不相符的必须查明原因后方可核销；对大宗材料的消耗应定期对照施工预算进行分析，发现异常应追查原因。要建立责任追究制度。
    （十二）、付款把关
    54、对采用合同方法采购的材料，对其在付款环节的控制把关，原则上参照对分包合同的付款控制。
    55、对合同采购料的付款，应规定待企业材料物资部门审核确认后，由企业财务部门统一对供应商进行支付，不能多渠道支付。
    56、若允许项目经理部开立辅助银行账户，授予其有限的料款支付权，则其分账必须及时归入总账，在合同尾款支付前，企业内部、企业与供应商之间必须对账完毕。
    （十三）、废旧料处置
    57、企业应明确废旧料处置的归口管理部门和关联责任部门，明确分工职责及操作流程。
    58、要区分和界定企业内可回收再利用的材料及允许处置的废旧料，严格控制废旧料的范围和数量，防止随意或不合理的处置。
    59、废旧料处置的价格，不能仅参考其采购时的价格及账面金额，还应参考同类材料的当前市场价。
    60、企业可采用集中定向处置的办法，对处置量大的材料应多家竞价，向价高者出售。
    61、对处置的废旧料价格的商定、数量的确认等环节，要集体决定，防止“有情”操作、“一手落”现象。
    62、若以废旧钢筋抵扣加工费，要对钢筋损耗率、钢材和人工费单价进行综合分析，合理约定。
    63、归口管理部门和项目经理部要分别建立废旧料处置的台账，已处置废旧料的款项一般要通过银行转账及时回收，不得设立账外账的“小金库”。

上海市建筑施工行业协会
2008年3月10日