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关于印发《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》的通知
 发布时间:2008-03-28 浏览:7708
  • 沪建施协(2008)13 号

    关于印发《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》的通知

    各会员企业:
        加强建筑施工企业的内部管理,特别是完善企业的管理制度,是构建惩防体系的前提和基础。最近,协会就行业内治理商业贿赂工作组织了专题调研。从一些内控比较严格的会员企业的经验反映,他们在工程分包和材料采购这两个易发受贿的领域中,突出了重点环节,明确了控制手段,取得了较好成效。为了认真贯彻胡锦涛总书记关于“在坚决惩治腐败的同时,更加注重治本,更加注重预防,更加注重制度建设”的讲话精神,根据本会“三个更加注重”试点工作安排的要求,我们将这些企业的有效做法的要点汇总整理,形成了《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》,现印发给你们。各单位在完善企业制度建设时,可以参考这些做法。同时,也希望你们将在“三个更加注重”工作中的经验、成效以及问题及时与本会联系沟通。
        附:《建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节》


    上海市建筑施工行业协会
    二〇〇八年三月十日


     

    建筑施工企业工程分包、材料采购管理中的重点控制环节
     
        

        现将本会部分会员企业在工程分包、材料采购管理中对重点环节实施控制的做法要点予以汇总整理,供各单位在建制立章时参考。

        一、工程分包(包括专业分包和劳务分包)方面
        (一)、资格准入
        1、企业要建立自己的“合格分包商名录”制度。
        2、对合格分包商的管理,要落实相应职能部门,实行动态管理,定期评审,随时调整。
        3、“合格分包商”的评审及确定,要有企业领导、相关部门、项目经理部共同参与、集体决定的工作机制。
        4、对初次进入“合格分包商名录”的分包商,主要是审查其资质等级、履约能力、品牌信誉等;对再次进入(或长期合作)的,主要考察其与本企业合作的情况。
        5、对“合格分包商”除了要审查其名义上的资格外,还应注意其实际承包人这一实质性内容。
        6、对建设单位或其他有关方面指定的分包商,要严格区分是单位行为还是个人行为,若是单位行为也应按本企业标准进行考察评价,若是个人行为应予拒绝。
        7、对因工程需要而在名录外选择的分包商,应按规定资质要求进行评审,评审合格的可予以暂定,以后再按程序并视初次合作情况确定与否。
        8、合格分包商一般应与本企业人员(特别是企业领导、项目经理等)无特定关系,若有特定关系但企业经营又确有需要的,应予以申明,并与其它分包商一视同仁。
        (二)、公开竞标
        9、工程(专业、劳务)分包应实行企业内部招标(含邀请招标),公开竞标的方法。
        10、企业应有相应的部门负责专业工程、劳务的分包工作,项目经理部提出分包的具体要求,主管部门根据项目经理部的申请,编制分包招标文件。
        11、分包招标信息一般应告知符合招标条件的所有合格分包商(即潜在投标人)。
        12、每个分包招标项目一般应有2个以上的投标人。
        13、投标截止以后要进行公开开标,投标人的投标价等主要竞标信息应予公开。企业要组织分管领导、有关职能部门、相关项目负责人组成的评标小组,根据招标文件确定的评标办法进行评审,最终确定中标人。
        14、企业对长期合作并已建立良好关系的分包商可给予优先中标的优惠,但优惠政策要有规定的限度,并在招标文件及其评标办法中予以明确。
        15、对投标人过少或专业市场较为狭窄的招标项目,企业应根据总包合同的约定和市场的实际情况,编制自己的标底,将分包合同价控制在预期及可接受的范围。
        16、要建立可供追溯的企业内部招标、开标、评标全过程的原始资料积累和归集备案工作制度。
        (三)、慎密签约
        17、企业一般应有自己的专业工程分包和劳务分包的格式合同文本,确定分包工程中标人后,应及时与中标人签订分包合同。若使用分包单位提供的格式合同文本,应对该文本进行严格的审查,防止留有隐患或易生歧义的条款出现。
        18、合同约定的内容应与招标文件及中标人的投标文件相一致,不得有实质性的变动。
        19、分包合同的洽谈及拟订,应由企业内专业分包、劳务分包的主管部门负责实施,并限制在授权范围内。
        20、企业应根据合同管理中“洽谈、审核、批准三权分立”的原则,在主管部门拟订后,送企业法务部门审核,然后由企业负责人签署批准,盖章生效。合同履行过程中对实质性内容有变更而形成的《补充协议》,也应按此原则和流程进行。
        21、生效合同副本应分别送相应项目经理部、企业内工程管理、经营结算、财务成本等职能部门,用以合同的实施和监督。
        22、签订分包合同的同时,应与分包承包人签订《廉政责任书》,根据不同的分包内容和特点,规定双方在廉洁自律方面各自的责任和义务。
        (四)、过程控制
        23、相应项目经理部、各职能部门应熟悉分包合同的内容,对分包合同的履行情况从各自的职责范围进行控制和监督,其中,项目经理是第一责任人。
        24、项目经理部要将分包合同的监控责任进行分解,明确各有关岗位(人员)的职责和权力,规定除相关授权人员外,任何人都不得对分包合同约定的内容进行修改、解释及签证。
        25、要建立对分包商(分包合同执行)进行日常记录、定期考核的工作制度,考核结果应及时书面抄送各相关部门,作为合同审结和续评“合格分包商”的依据。
        26、要与分包方形成共建文明的工作机制,凡分包方在工期、质量、安全和治安、消防、卫生等方面有轻微影响或苗子问题,或不遵守《廉政责任书》、发生不廉洁行为的,要给予批评,限期整改。对分包方遇到的困难,要根据总包负责制的原则,主动关心和协调。
        27、对造成重大质量安全事故、造成项目重大经济损失、发生影响社会稳定事件、涉及严重违纪违法案件等诚信度差的分包商,要及时清退,并按分包合同约定进行经济处罚。被清退的分包商及其实际承包人要从“合格分包商名录”中剔除。

        (五)、结算审核
        28、要推行“项目目标成本计划书”制度,对工程各类直接费进行监控,分包合同确定的价款应不超出目标成本计划的控制范围。
        29、因设计变更等原因引起的分包工作量增加,应做到业主对总包的签证确认先于总包对分包的签证确认。
        30、分包合同履行完毕进行结算时,必须认真审核确认工作量。实行包定额消耗的要以施工预算和工作量对账为依据,对施工过程中发生的现场签证要复核其合理性。
        31、分包结算一般应由项目经理部编制,经营结算部门经审核提出初步结算意见后,送工程质量、安全、保卫、综合管理等相关部门流转审核会签,其中实行包定额消耗的还需流经物资部门,最终由企业分管领导批准确认。
        (六)、付款把关
        32、要建立分包工程资金台账制度,每一个分包项目(合同)设一本分类明细账,用以反映付款进度和付款余额。
        33、所有分包付款必须按收款人申请──项目经理部同意──有关部门审核──财务部门执行的程序进行,并形成书面凭证作为付款依据。
        34、分包工程预付款(进度款)必须以分包合同约定的付款原则执行,同时要按逐月确认的已完工作量控制,当付款达到应付比例时,财务部门有权停止付款。
        35、分包工程结算款必须以双方盖章确认的《结算书》为依据,并做好各相关职能部门代扣代付的对账工作,防止应扣未扣现象的发生。
        36、所有分包付款必须采用银行转账的方式,不得向分包方特别是其承包人直接支付现金,特殊情况下向分包方工人代发的工资,必须要有分包方的被授权人签名确认。

        二、材料采购(废旧料处置)方面
        (七)、集中采购
        37、企业要建立材料物资的集中采购制度。体制上可以设负责对外统一采购、对内统一供应的经营实体(如材料供应中心),也可以设负责对外采购程序性工作的管理机构(如物资招标中心),通过集中采购,满足企业对材料供应的价格、质量等方面的要求。
        38、集中采购制度下,可实行分级分类管理办法。对钢材、混凝土等大宗材料由企业(材料物资部门)直接采购,其他材料依类别、数量、地域,授权二级单位或项目经理部实施并报备案。
        39、建立集中采购制度的关键是要形成企业的价格信息收集体系,及时掌握各类材料的市场价格信息,用以项目投标时报价和材料采购时比价。
        (八)、资格审查
        40、企业要建立自己的“合格供应商名录”制度。
        41、对“合格供应商”的管理,参照对“合格分包商”的管理。
        (九)、竞标比价
        42、不论如何分级分类管理,对各种材料物资的采购,均应进行市场比价。比价范围既要横向比较(即同一时期市场的不同报价),也要纵向比较(即一定时段的市场信息记录),防止失真信息的干扰影响。
        43、对钢材、混凝土等大宗材料的采购可采取由合格供应商竞标的方式。
        44、竞标比价的核心是取得价格与质量、服务、付款等其他方面的综合优势,即同等其他条件下的最低价或同等价格下的其他条件最优化。
        45、企业应建立由分管领导、有关职能部门、相关项目经理部参加的竞标比价工作机制。对不同的采购项目,根据企业经营工作综合考虑的需要,确定竞价原则,决定中选供应商。
        (十)、慎密签约
        46、除即买即付即清的小额零星材料外,一般的材料物资采购均应签订书面合同。
        47、对《买卖合同》(或《供应合同》等)的管理,原则上与对分包合同的管理相同。
        48、采用格式合同文本时,对所有填空格的内容必须全部明确约定。
        (十一)、加强验收
        49、企业(或项目经理部)应有专人负责所购材料送货进场的验收,符合合同约定的品种、规格、数量、质量要求的方可验收入库,其中质量方面规定要求检测的还应送检确认。
        50、对有的材料(如商品混凝土)可与供应商约定以理论计算的方式结算供应量。
        51、企业(或项目经理部)应设材料保管(收料)和料账岗位,两类岗位必须分设,相互制约。
        52、领用库存材料应有领用手续,现场大宗材料应有定期盘点制度。
        53、对库存材料收发存不相符的必须查明原因后方可核销;对大宗材料的消耗应定期对照施工预算进行分析,发现异常应追查原因。要建立责任追究制度。
        (十二)、付款把关
        54、对采用合同方法采购的材料,对其在付款环节的控制把关,原则上参照对分包合同的付款控制。
        55、对合同采购料的付款,应规定待企业材料物资部门审核确认后,由企业财务部门统一对供应商进行支付,不能多渠道支付。
        56、若允许项目经理部开立辅助银行账户,授予其有限的料款支付权,则其分账必须及时归入总账,在合同尾款支付前,企业内部、企业与供应商之间必须对账完毕。
        (十三)、废旧料处置
        57、企业应明确废旧料处置的归口管理部门和关联责任部门,明确分工职责及操作流程。
        58、要区分和界定企业内可回收再利用的材料及允许处置的废旧料,严格控制废旧料的范围和数量,防止随意或不合理的处置。
        59、废旧料处置的价格,不能仅参考其采购时的价格及账面金额,还应参考同类材料的当前市场价。
        60、企业可采用集中定向处置的办法,对处置量大的材料应多家竞价,向价高者出售。
        61、对处置的废旧料价格的商定、数量的确认等环节,要集体决定,防止“有情”操作、“一手落”现象。
        62、若以废旧钢筋抵扣加工费,要对钢筋损耗率、钢材和人工费单价进行综合分析,合理约定。
        63、归口管理部门和项目经理部要分别建立废旧料处置的台账,已处置废旧料的款项一般要通过银行转账及时回收,不得设立账外账的“小金库”。

     

    上海市建筑施工行业协会
    2008年3月10日